[麻瓜科技] 解鎖生存技能 Access 資料庫!

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解鎖生存技能 Access 資料庫!哈囉,大家好今天我要和大家聊聊Microsoft Access 這套資料庫軟體有些人可能會好奇它跟同為 Office
家族的 Excel 有什麽不同簡單來說Excel 的強項是針對我們手上的資料進行計算分析製作視覺化的圖表等但是當這些數據日積月累資料量愈來愈龐大時使用
Access 能夠以更有效率的方式將這些資料整合起來並且提供一個親切易用的介面方便使用者進行資料的輸入和管理學習 Access 的第一步是要知道如何將一個傳統的表格進行適當的分類使同一個性質的資料能夠獨立出來這樣分類的好處是可以減少重複性質的資料使電腦能夠以更有效率的方式來進行數據的存取以這個
Excel 表格為例裏面的資料我打算初步把它劃分為三個類別依序是「訂單」「產品」和「客戶」於是我啟動了 Access 的程式之後先新增一個「空白資料庫」替檔案隨意設定一個名稱然後按下「建立」在設計
Access 的表格時我們首先得決定表格中包含了那些欄位所以我到左上角點擊「檢視」「設計檢視」再按下「確定」就可以進入到欄位設定的介面Access 表格最特別的一點就是每一筆資料必須要有一個可用來辨識的編號這個編號必須是獨一無二、不能重複的這就好比我們在學校念書的時候校內可能會有同名的同學因此每個學生還必須要有一個「學號」糹統在計算成績時才不會出錯OK,所以我將第一個欄位命名為「客戶編號」資料類型則是維持預設的「自動編號」不變所謂「自動編號」基本上就是一個會自動遞增的數字如果你希望數字的前面能夠加上代表位數的 0那麽我們可以到底下的「格式」欄位來進行設定如果這個編號是四位數那麽只要輸入四個
0 就 OK 了我們甚至也可以在編號的前面夾雜英文字母來做為編號的一部分另外,凡是做為辨識用途的編號在它的左側必須加上一把鑰匙在
Access 中它被稱為「主索引鍵」有了主索引鍵我們就可以確保這個欄位的編號不會有重複的情形接下來的第二個欄位我將它命名為「客戶姓名」資料類型則是預設的「簡短文字」再來第三列是客戶的地址有些人可能會有疑慮就是「地址」的字數較多資料類型設為「簡短文字」是否適合?關於這一點Access 對於「簡短文字」的字數限制是
255 個字元以一般的中文地址來說可以說是綽綽有餘然而如果你需要超出這個字數的欄位像是「備註」那麽我們只要將資料類型設為「長文字」就 OK 了好,接下來我繼續建立「客戶電話」的欄位雖然電話本身是由數字所組成不過由於我們不會使用電話號碼來進行計算因此電話的資料類型維持「簡短文字」就
OK 了這些設定好的欄位如果想要變更它們的排列順序只要到左側將整列選取起來再使用滑鼠拖曳就可以移動位置而如果有多餘不需要的欄位我們也可以打開滑鼠右鍵選單來將它們刪除當欄位全部設定完畢之後我們可以切換回工作表的檢視模式來進行資料輸入的測試每完成一個欄位按下鍵盤的 Tab 鍵就可以跳到下一欄同時「客戶編號」也會隨着新客戶的建立而自動遞增如果你手上有現成的
Excel 客戶資料表那麽這些資料也可以直接復製到 Access 的表格不過在復製之前我們必須先確認兩邊的欄位順序是完全相同的因此這裏我使用滑鼠點擊表格的
A 欄利用滑鼠右鍵插入空白欄來預留「客戶編號」的空間然後再將所有資料框選起來按下 Ctrl +C
復製回到 Access 內點擊表格的最後一列再按下 Ctrl
+V 就可以成功地貼上這些資料另一個匯入 Excel 表格的方式是在「外部資料」標籤中點擊「新增資料來源」接着執行「從檔案」來瀏覽你要匯入的
Excel 檔按下「確定」接着,我們可以依照表格的內容來指定第一列是否為「標題列」如果是的話可以把上面的方塊勾選起來然後點擊「下一步」來檢查每個欄位的資料類型是否已設定正確像是「單價」因為會涉及到金額的計算因此套用「貨幣」格式是比較理想的選擇最後,由於這個表格沒有可用來辨識產品的編號欄位因此我們可以請 Access替我們建立一個主索引鍵再點擊「下一步」就可以完成 Excel
的資料匯入此時,我們可以將這個新表格切換到「設計檢視」如此我們就可以依照自己的意思修改欄位名稱或是產品編號的顯示方式OK,下一步我們繼續來建立今天的第三個表格「訂單」我在「建立」標籤中按下「資料表設計」並且將第一個欄位命名為「訂單號碼」資料類型同樣設為「自動編號」再加上一個「主索引鍵」來確保這個編號不會有重複的情形而訂單編號的格式我同樣設為一個四位數帶有英文字首的數字訂單表格的第二個欄位是「訂單日期」資料類型我則是套用「日期/時間」同時在底下的屬性欄中我們可以選擇一個自己偏好的日期格式接着,訂單的第三欄我打算用來記錄下訂單的客戶姓名只是客戶資料我們都登記在「客戶」表格如果填寫訂單時還得跑到這裏查詢客戶的名字對於使用者來說並不是很方便因此,這裏我們可以藉助一個叫做「查閱精靈」的功能它可以將客戶姓名變成一個下拉選單省去我們手動輸入的麻煩資料的來源我指定為「客戶」資料表而選單中要顯示的欄位則是客戶的「姓名」至於姓名的排序方式可以依照客戶的編號、由小到大排列最後,我在對話框內勾選「啟用資料完整性」和「限制刪除」如此只要某個客戶的名字有出現在訂單中Access 就會防止他的個資被誤刪以免發生訂單找不到主人的情形相對地,如果我們勾選的是「串聯刪除」的選項那麽當我們刪除某位客戶的個資時與他有關聯的訂單也會一同被移除設定完畢後 Access 會提醒我們進行存檔我將這個表格命名為「訂單」按下「確定」除了客戶資料之外一般在訂單中也會記錄客戶所購買的商品只是這些商品如果記錄在同一個表格會導致訂單編號產生重複這對於「主索引鍵」的欄位來說是不允許的因此,這裏我們得另外設計一個子表格來記錄訂單中的消費明細子表格的第一個欄位我同樣設為「訂單編號」透過訂單編號可以讓「訂單」與「明細」這兩個表格連結起來不過
Access 在連結表格時有一個重要的前提就是相連的兩個欄位必須是相同的資料類型以「訂單」表格來說之前我們是套用了「自動編號」它是數字類型的一種因此在明細子表格中我們只要將對應的訂單編號欄套用「數字」類型就 OK 了接着,我們要在明細表中列出客戶所購買的商品同樣地,為了省去輸入產品名稱的麻煩我們可以再次利用「查閱精靈」的功能直接從「產品」表格中擷取產品名稱的資訊要用到的欄位包含了「產品名稱」和「型號」至於產品的排序方式則是依據「產品編號」點擊「下一步」最後,我同樣啟用「資料完整性」的檢查功能並且將這個子表格命名為「明細」按下「確定」此時
Access 會詢問是否要另外新增一個主索引鍵的欄位對此我們可以選擇「否」而直接利用現有的兩個欄位也就是「訂單編號」加上「產品編號」同時加上「主索引鍵」如此一樣可以達到資料辨識的效果最後,我在明細表中加上一個「數量」欄位來登記客戶所購買的產品數量資料類型則設為「數字」就可以了OK,到目前為止我們已經為了這個資料庫建立了四個表格此時如果我們切換到「資料庫工具」標籤點擊「資料庫關聯圖」你會發現先前的「查閱精靈」功能已經為我們建立了兩條連結線分別是在「訂單」中查閱客戶的姓名以及在「明細」表中查詢產品名稱而這裏我們可以進一步將「訂單」的編號欄位連結到「明細」表讓四個表格串連成一個關聯性的資料庫同樣地,只要表格之間產生了關聯我們就得考慮是否啟用「資料完整性」的功能以免發生資料庫有商品的明細卻找不到訂單的奇怪情形而如果我們勾選了「串聯更新」和「串聯刪除」的選項那麽之後只要我們更新或刪除了「訂單」中的資料那麽這些變動也會同步到「明細」的表格此外,在這個頁面中你會發現表格連結線的兩端有分別標註了 1 和
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∞ (無限) 的符號這些符號代表了資料之間是以何種方式來產生關聯以左邊這條為例它代表了一個客戶可以下多個訂單但是每筆訂單只會來自於一個客戶以此類推一個產品可能會在明細表中出現許多次但是明細表內的每項商品只會在產品型錄中出現一次OK,這種關聯式的表格對於電腦而言是最理想的資料儲存方式只是對於一般的用戶來說如果我們想要建立一筆訂單還得分別開啟「訂單」和「明細」兩個表格來輸入資料整個流程顯得十分繁瑣因此,一個理想的資料庫應該還得提供一個簡單友善的表單介面方便一般的使用者輸入和管理資料OK,於是我先關閉目前頁面中的所有表格然後切換到「建立」標籤點擊「表單精靈」Access 此時會詢問我們在表單內要加入那些表格欄位以「訂單」來說訂單的編號、日期和客戶都可以加入進來至於訂單中的「明細」子表格裏面的「訂單編號」是重複的欄位因此可以略過而底下「產品」和「數量」則可以加入到表單內接着,客戶資料表的所有欄位我把它們全部新增到表單然後是最後的「產品」表格要加入的欄位包含了「型號」和「單價」Access
替表單提供了四種版面的配置這裏我以「訂單」為主體上面是訂單編號和客戶的資料底下則是客戶消費的明細然後我繼續點擊「下一步」將子表單的名稱設為「明細」並且勾選「修改表單設計」來進入到表單的設計介面這裏我們可以針對這份表單做一些簡單的美化我首先打開滑鼠右鍵選單把頁面中的「格線」隱藏起來上面的「表單首」我同樣也利用右鍵選單來將它移除接着,我打算替表單加上一張背景圖片於是我打開「表單內容」的面板在「圖片」欄位中點擊右側的方塊來載入電腦中的背景圖檔圖檔的對齊方式我設為「左上」也就是拿圖片的左上角對齊頁面的左上角下一步,我將「明細」子表格的文字標籤按下 Delete 鍵刪除並且將它略向下移來騰出一些空間於是我們就可以將上面的欄位搬移到頁面的中央由於預設的排版感覺有些擁擠狹窄所以我到「排列」標籤中利用「控制邊界」的功能來加大文字間距接着再到旁邊的按鈕將欄位大小設為「最適」並且加寬欄位之間的垂直距離此時,欄位之間有一個很大的空隙對此,我們可以將這些欄位全選之後到功能區內點擊「對齊」「向左」就可以讓右側的欄位靠攏過來至於欄位的寬度我打算以「訂單編號」做為基準然後我將地址以外的欄位框選起來到功能區內將寬度套用「調成最窄」於是我們就可以將客戶的資料搬移到右側成為雙欄式的排版而底下的明細表此時也可以拉上來遞補騰出來的空白區域在表單的上頭我打算加入一個公司的 Logo於是我切換到「設計」標籤點擊「插入影像」來選取
Logo 圖檔並且使用拖曳的方式來完成圖片的建立OK,我們不妨來實際體驗一下使用這個介面來建立一筆訂單我打開滑鼠右鍵選單切換到「表單檢視」此時我們只要將游標放到「訂單日期」就可以利用旁邊的月曆圖示來指定訂單成立的時間而底下的「客戶清單」會自動載入所有客戶的姓名選取之後客戶的電話和地址也會立即顯示在頁面之中同樣地,在明細表內我們可以選定客戶所購買的商品並且在旁邊的欄位輸入購買的數量如果我們要繼續建立一筆新的訂單我們可以到底下點擊「新增」按鈕並且輸入新客戶的姓名電話和地址以及其它的日期與消費商品等資訊而輸入好的資料如果我們打開先前建立的表格你會發現 Access會自動把這些資訊分流到對應的資料表因此對於一般的用戶來說他們可以完全仰賴表單介面來管理訂單與客戶資料而不需要碰觸到資料庫中的原始表格這個表單介面我們還可以再花一點時間把它設計的更為完善於是我切換回「設計檢視」並且到功能區內啟用「按鈕」的功能建立按鈕的時候Access 會自動跳出一個設定對話框詢問我們要替按鈕加上那一項功能譬如這裏我選擇「跳到前一筆記錄」點擊「下一步」然後我們得決定按鈕的外觀是要以圖片的方式顯示還是直接呈現文字說明接着再點擊「下一步」就完成了一個簡單的按鈕我們可以重複這個步驟繼續建立其它的表單按鈕像是「跳到下一筆記錄」以及「新增記錄」用來建立新的訂單另外再增加一個「刪除記錄」的按鈕方便我們移除訂單資料製作好的按鈕可以在「格式」標籤中套用自己喜歡的設計樣式如果想要進行按鈕功能的測試則可以切換回「表單檢視」就可以利用這些按鈕來進行訂單的瀏覽與管理事實上,一旦表單內有了自訂按鈕的設計我們就可以隱藏
Access 內建的導覽列於是我打開滑鼠右鍵選單執行「表單內容」並且將「記錄選取器」和「記錄導覽按鈕」的選項設為「否」訂單底下的「明細」表格我們也可以套用同樣的設定如此當我們回到「表單檢視」時整個表單介面看起來就更為簡潔美觀囉最後,我們可以在這個表單中將所有的商品加上「小計」和「總金額」的欄位建立的方式是到功能區內啟用「文字方塊」的功能並且在單價欄的下方拉出一個方框為了讓這些欄位能夠排列整齊我將它們全部框選起來之後切換到「排列」標籤來套用「堆疊」的功能邊框的距離則設為「無」表格中的欄位如果有需要的話可以使用拖曳的方式來變更排列的順序然後我將新建立的文字方塊命名為「小計」小計的公式則是「數量」乘上「單價」而數值的資料格式則可以套用「貨幣」至於「總金額」的欄位我們必須先在明細表的底部拉出一段「表單尾」然後我將小計的公式利用快速鍵 Ctrl +C
復製起來再回到「設計」標籤啟用文字工具來在這個區域建立一個新的文字方塊並且使用快速鍵 Ctrl +V 貼上剛才的公式公式之前則另外加上
SUM (加總) 的函數不過,你會發現位於「表單尾」的公式並不會直接顯示在表單的介面因此,我們還得在明細表之外另外建立一個文字框文字框的標籤我們可以輸入「總金額」而旁邊的欄位我則是先輸入一個 =
(等號)然後輸入子表單的名字加上一個驚嘆號接着再填上 SUM 公式所在的欄位名稱資料格式則同樣套用「貨幣」如此當我們回到表單介面時「小計」和「總金額」這兩個欄位就可以正常顯示了事實上,我們不妨可以將這個表單設為資料庫的首頁這個設定是位於「檔案」標籤中的「選項」點擊「目前資料庫」然後在下拉選單中指定「訂單」做為資料庫的首頁如此之後當我們在資料夾中打開這個檔案時Access 就會直接開啟訂單管理的表單介面囉OK,最後我們再花一點時間看一下資料庫另一個重要的功能就是「報表」的製作Access
可以根據我們所設定的篩選條件像是上個月的銷售業績或是某個客戶的消費記錄來製作客製化的報表為了方便示範我從今天下載的練習檔中開啟「訂單管理」並且在工具列中點擊「啟用內容」在製作報表之前我們不妨可以先思考一下報表中要呈現那些欄位於是我切換到「建立」標籤點擊「查詢設計」並且將可能會用到的表格資料拖曳到畫面之中下一步,我們可以對着感興趣的欄位連按兩下滑鼠左鍵來將它們依序加入到底下的查詢表查詢表跟表單一樣我們可以另外建立簡單的公式來進行欄位之間的計算設定完畢後我到左上角點擊「執行」Access 就會從這四張表格中擷取所需要的資訊彙整到同一個頁面當然,查詢表能夠做到的不光是只有表格資料的彙整在查詢表的底下我們還可以設定各式各樣的篩選條件舉例來說如果我想要顯示今年上半年的交易記錄我可以在「訂單日期」的準則欄中將日期的範圍設在 1 月
1 號和 6 月
30 號之間同樣地,如果要顯示特定客戶的訂單我可以在旁邊的欄位中輸入該客戶的姓名搭配 OR 的語法則可以同時顯示兩位以上的客戶當然,我們也可以在報表中顯示特定的產品或是大於特定金額的交易記錄如果有些欄位不需要顯示在報表內則可以將欄位中的方框取消勾選最後,我將這些資料依據「訂單日期」來進行遞增排序再按下「執行」Access
就會將符合篩選條件的結果顯示在表格中如果有需要的話我們也可以在功能區內啟用「合計」的功能就可以在表格的底部進行消費金額的加總OK,一旦完成了查詢表的設置我們就可以依此來製作最後的資料報表於是我在功能區中打開「建立」標籤點擊「報表精靈」在對話框內我將查詢表的所有欄位全部加入到報表之中下一步我們可以指定資料呈現的方式譬如我以「客戶」來進行資料分組並且依據「訂單編號」來進行遞增排序然後再繼續點擊「下一步」於是一個簡單又美觀的報表就完成囉OK,那今天關於 Access 資料庫的介紹我們就聊到這裏我們下回再見,拜拜


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